煤矿文件记录管理制度

一、方案概述

Think of Technical Documents Management during Integration Process of Researching and Manufacturing 中国航空无线电电子研究所袁小军摘要:分析了技术文件管理在军工高科技企业实施科研生产一体化转制中存在的主要问题,并根据军工科研管理特色和技术文件管理实质,以系统化、科学化、规范化和市场化的管理理念,分别提出了相应的解决办法。关键词:军工企业科研生产一体化技术文件管理技术状态管理企业标准体系作为一个武器装备研制项目的成果有两个重要标志,一个是产品实物,另一个是一整套技术文件。而一套系统完整的技术文档不仅是产品维护和再生产的依据,更是一个单位技术积累、持续发展的基础,同时又是军工产品大协作和过程质量控制的保证。因此,建立一个能够满足研制生产全过程的技术文件管理系统极其重要。一、目前军工企业技术文件管理存在的问题1.预研、型号、技改等不同研制类型的技术文件统一管理问题按照军工产品工作要求,各研制单位都需要大力开展四个一代,即"探索一代、预研一代、研制一代、生产一代",都需要同时承担多项预研、型号和技改研制任务,于是在基层产生了两个新问题。技术文件多样化管理问题。针对预研、型号、技改等不同项目,军方和工业部门都设置了不同的主管部门,并有着各自特色的文件管理要求。而基层部门在"减人增效和一人多岗"机制下,科研工作人员承担着不同类型的研制任务,面临着不同的技术文件管理要求,造成管理混乱且增加了不必要的负担。因此,需要统一和规范技术文件的管理,尤其是在企业内部。不适合科技成果快速转化成产品的要求。在"快鱼吃慢鱼"的市场竞争环境中,在企业内部必须做好统筹协调工作,否则难以生存。因此要探索一条预研、型号、技改的技术文件协调管理办法。2. 实施科研生产一体化过程中的技术文件系统管理问题技术文件一体化管理的总体要求。过去航空工业发展模式是研制与生产相对独立,各成体系,而现在实施科研生产一体化,必然存在设计与工艺文件管理不衔接的问题。如设计只管设计、工艺只顾工艺,造成设计的图样不一定能生产、工艺无法实现时只好反过来改设计等问题,这严重阻碍了企业一体化的发展步伐。技术文件状态控制管理不严谨。在科研生产一体化工作中,技术文件的生命周期由原来的研制阶段延伸到生产、使用、维护阶段,而原来的技术文件管理制度对后续阶段的技术要求较为欠缺。另外,作为设计师出身的技术负责人对技术文件如何满足生产阶段需要及其有效受控也有不同看法和要求,这样,在技术文件上就必然出现很多问题,尤其是不同项目在不同阶段和批次装机产品的技术状态溯源问题,它必将影响产品的改进、使用和维护。因此,技术文件在其整个生命周期中需要有一个周全的管理。工艺文件的成套性管理问题。对研究所来说,产品大都为试制,相当部分工作还是在研究室里完成,因此产品的工艺文件既不完整又不规范,这很不适应批产要求,需要对其进行全方位的补充和规范。3.满足用户对技术文件特殊要求的差异管理问题在市场经济环境下,以"顾客为关注焦点"是企业管理的重要内容之一。尤其是军工产品,用户有其特殊的含义和要求。在技术文件编制和管理中,目前主要有两个新问题。主机厂所对配套单位管理要求不一致。一个军工项目通常涉及几个行业、多家单位,特别是辅机配套单位有很多,通常还参与多个飞机型号项目,要与多个主机厂所进行合作交流。由于多方面原因,各主机厂所和各工作项目对技术文件需求、编制要求、格式要求等常有所不同,使文档编制和文件管理出现一些混乱,复杂了内部管理和外部协调,尤其是在快节奏的工作情况下更感到问题的严重性。军方要求对军工产品研制全过程深度监督管理。以前,军方对企业内部技术管理涉及不深,主要关注需要交付的产品质量问题,但是随着S型件的产品交付增加和技术含量提高,军方要求进行武器装备研制全过程监控,要和研制单位进行联合管理。如何落实和推进这项工作,是一个需要妥善解决的问题。二、解决问题的方法1.探索并建立技术文件的统一管理模式型号、预研和技改等不同研制类型所需技术文件的特点分析。型号研制是把技术转化成产品,所需技术文件要求比较全面,从项目立项论证、方案设计、图样设计、加工生产、试验检验、四性保障和技术管理等方面都需要充分的技术文件来记录反映,需要在今后的生产、使用和维护中反复使用和追溯,要严格受控。预研项目是进入型号研制之前的新原理、新技术、新材料、新工艺、新器件等关键技术的研究,所需的技术文件主要是专题研究报告和原理样机图样文件,但随着预研管理加强和周期缩短以及技术成果的快速转化等新要求,大多已开展了较多准型号的预研管理,技术文件需求逐渐向型号要求转变。技改工作内容与型号、预研有较多不同,只有需自己设计的非标设备的文档才属于技术文件管理范畴,又因其不需要严格的试验和批产,故其技术文件管理相对简单。型号、预研和技改非标技术文件管理制度"三合一"的可行性分析。对于武器装备研制来说,预研、型号和技改是研制过程中不同时期所需开展的工作,三者之间紧密相连,其核心和重点是型号工作。预研是型号技术的前期积累,技改非标则是预研和型号的技术保障。型号研制要求相对较全,一般分为论证阶段、方案阶段、工程研制阶段、设计定型阶段和生产定型阶段;预研分为立项阶段、技术方案阶段、技术研究阶段和鉴定验收阶段;而技改非标研制则分方案论证、设计、制造加工、装调鉴定验收阶段。从企业真正的实质性活动来讲,都可以归为型号研制过程,只是型号项目重心在工程研制阶段和定型阶段,预研重心在方案阶段和工程研制阶段前期,技改非标重心在设计装调阶段。这样"三合一"的技术文件管理从原则上讲是可行的,即预研技术文件作为型号关键技术的支撑文件,技改非标技术文件作为型号配套设备的补充文件。在技术成果快速转化和试制向批产快速转化的要求下,三者将以"型号产品为中心"进行技术文件管理是适宜的。建立不同类型项目技术文件的统一管理模式。按照上述思路建立统一的文件管理模式,即型号研制管理模式,并把其核心的工程研制阶段划分为初样阶段和正样阶段。考虑项目要求不同,技术文件管理原则上可以规定:不对外交付和装机的产品按初样阶段进行管理,对外交付或装机的产品(包括预研的试飞样机)按型号全过程进行管理;同时,预研项目要加强专题技术研究报告的编制,技改非标产品则要加强验收文件的编制。另外,为了减少技术文件种类和提高技术文件的利用率,应该对型号、预研和技改的技术文件在其生命周期中进行精化,并建立统一的技术文件编制模板,不同项目、不同阶段对技术文件的个性化要求可通过文件中相应的章条内容差异来区别。2.研究并建立一体化的技术文件管理办法建立技术文件一体化管理框架。建立技术文件一体化管理框架应该正确处理四个管理要点:一是实施产品技术文件完整性要求,它应该是涵盖产品在研制全过程中所经历的预研、型号、技改等科研项目,以及从论证、研制、生产到使用维护的整个产品生命周期所需的一整套技术文件。二是制定技术文件全寿命管理要求,即对每份技术文件应该规定其需求、成套性、编制、编号、格式、签署、借用、归档、分发、更改、版本等整个生命周期的要求,尤其是更改控制和版本标识在研制后期和生产阶段的动态一致性管理。三是健全技术文件签署规定,即技术文件在编制过程中应该有其相关的设计、工艺、管理、用户等多方面人员的签署,这是目前问题比较多且容易忽视的管理内容。四是合理设计技术文件编制结构,一般可将总体结构分为共性和个性两大部分。对共性要求,如签署、更改、借用、版本等,一般宜纳入"总要求"中;对个性要求,则按设计、研试、工艺三大类的技术文件单独成套,并分别按成套性、编号、格式、编制的顺序编排;对研试文件则又可划分为项目管理类、技术研究类、软件类、质保类、标准化类、四性类和试验类等。这样,文件总体结构条理清晰,更适合一体化工作流程和项目管理的需要。建立技术文件一体化管理机制。为了推行和适应一体化的项目管理,项目技术文件的成套性必须要有一个操作性很强的管理机制,即技术文件编制的指导性和强制性规定。它主要应包含以下内容:一是合理建立技术文件的"阶段性"和"完整性"要求,即根据各类标准、外来文件规定,结合企业内部科研生产特点,对所需的技术文件逐一进行确认和界定,且以"阶段性"要求解决技术文件的编制时机和阶段文件的齐全性,以"完整性"要求解决项目产品技术文件种类的齐全性,并通过"阶段性"和"完整性"来满足项目技术文件的成套性。同时,在制定技术文件成套性要求时,充分利用标准语言,如采用 "宜" (GB/T1中的"推荐性要做的"标准俗语)表示本技术文件通常需要从该阶段开始编制,其后各阶段均可编制、修改,这样就可很好地解决指导性问题。二是建立一系列规则,只要按照这些规定的权责和相应程序进行处理,各项目就能正确有效地解决项目文件的个性化要求,不会产生死角或盲区。三是落实上述要求应该文件化,在满足产品试制、生产、使用、维护和管理等条件下,按照少而精的原则,对每个项目编制《技术文件编制总要求》并进行动态管理,而且它是编制其它技术文件的直接依据,这是项目的强制性要求。强化技术文件状态一体化控制与管理。技术文件状态一体化的合理控制与管理主要应抓住以下两个方面:一是健全技术文件的签署规定,提高文件编写质量。在签署流程上,依据国军标规定,图样和技术文件必须有校对、审核、批准三级审签制度,工艺和质量会签制度,标准化检查制度。在具体操作上,既要适应项目管理,如项目技术文件基本由项目内完成签署,增强项目审核者和批准者相应的责任权等,同时还要适应专业化管理,如专业类文件由专业内完成校对,并增加专业副总工程师的会签等。二是强化技术文件更改的描述和状态追溯,提高产品技术状态管理水平。按照GJB 3206-1998《技术状态管理》、GJB 9001A-2001《质量体系要求》中要求规定,必须对此加强管理和控制。在更改控制上,不仅要加强签署的控制,即要按照被更改文件的签署人员审签且对装机产品的文件必须要增加军代表签署等,同时还必须详细填写更改内容和处理意见(特别是适用范围,如批台次)。在版本标识控制方面,随着改进改型任务增多,同一技术可能会存在几种技术状态,若不进行版本控制,会造成产品技术状态管理的混乱,无法及时获得有效文件。参照软件版本管理经验,对技术文件的版本定义、组成、升级、填写、使用和管理等方面进行规定,是一种很好的办法。这里的关键和难点是版本升级的判定依据、版本的标识和产品配置文件版本的管理,如版本升级判定依据可以规定为重大技术状态变化或一般更改状态变化,版本标识应填写在文件的状态页上和规定位置中,版本管理则可单独编制一份文件并实施动态管理等,这样就很好地解决了技术状态的追踪问题。健全工艺文件管理系统。研究所要向企业化发展,工艺文件管理相对来说不够规范。为了健全工艺文件管理,可从工艺生产管理特性上进行适应性研究。如根据生产加工部门的设置、工艺特性和项目管理等因素考虑,可把繁琐的工艺文件按大类简化分层,然后对每一类工艺文件又根据其活动要素,把具体的工艺卡片、工艺过程卡片、路线表、加工表、工艺表、装备或器具等明细表、操作指导卡片、检验卡片、工序质量分析表、材料消耗等定额汇总表、工艺附图等作为其组成部分,这样产品或项目的工艺文件就会层次分明、纲举目张,容易管理。另外,还应从工艺文件编号上进一步完善,如对通用工艺规程、典型工艺文件、成组工艺文件等给予简号标识,这样也会很有效地提高工艺文件的管理和使用。3.推行和实施"用户先行"的技术文件管理理念建立"以标准为支撑,优先采用国军标"的编制准则。在新时期里,军工产品引入了市场竞争机制,而且作为用户的军方又要参与武器装备研制全过程监控管理,这样,技术文件必须首先满足军方要求,而标准作为社会化大生产中协同管理的最佳科学工具,采用各级标准,尤其是优先采用国家军用标准来制定技术文件是最具有权威性的。以GJB为研究基准,对技术文件管理要求进行协调和梳理,把GJB的要求逐条落实到相应的技术文件上,确保技术文件具有很好的权威性和通用性。对军标没有明确规定的技术文件,则可按照行业、项目、企业等内部情况给予细化和完善,形成相应的标准或规范,以使技术文件具有较好的实用性和可操作性。建立满足外来需求在技术文件中实现的渠道。根据机载辅机从属主机所的工作模式和军方在研制过程中的深度监控要求,一方面可在技术文件要求中增加相应接口规定,如编制《技术文件编制总要求》,作为反映外单位对项目技术文件要求的统一渠道,由它明确项目各分系统、模块在各阶段需要编制哪些文件及有何规定,这样文件管理就会更加规范。另一方面可主要通过技术文件的签署规定来实施。依据GJB9001-2001质量管理体系文件要求和《军事代表签署技术文件一览表》,明确并规范用户签署规定,如产品规范、验收测试程序、履历本、技术说明书、软件配置项索引、软件用户手册、关重件项目表等设计文件,特性分析报告、质量保证大纲、标准化大纲、技术文件编制总要求、四性大纲和技术文件清单等研试文件,工艺方案、关键工艺分析报告、特种工艺文件、验收工艺文件等工艺文件,这些文件的更改以及装机产品的技术文件更改等,都应该经过用户的会签。三、结束语技术文件管理是高科技企业内部最重要的技术基础管理内容之一。在新形势下,加强技术文件一体化的系统思想,推进 "以军标为基准"的编制体系要求,实践 "以顾客为中心"的编制理念,这不仅是当前发展的潮流,也是市场化的必然。我所在这方面做过一些有益的探索和实践,效果比较理想。当然,随着国防工业数字化管理技术的推进,技术文件管理还需要不断补充和完善。

煤矿文件记录管理制度 一、目的 为完善文件、记录管理,保证质量管理体系有效运行,为产品质量满足规定的要求提供证据,为采取纠正和预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。 二、实施措施 1、本文适用于质量管理体系所要求的所有受控文件和表单记录的管理; 2、公文管理、财务管理文件不在本文件管理范围之内,应按照集团公司相关规定进行管理; 3、各部门负责对本部门文件记录进行控制管理,包括记录的形式、填写、标识、收集、查阅、借阅、销毁,归档存储等,必要时形成统计数据; 4、综合办负责汇总编制《本安体系文件年度修订》,保存相关文件记录的编制修改记录,保存各类文件原件和电子版本,记录的样本,并确定汇总记录的有效期,保证矿用文件记录为最新版本。监督程序文件的实施、检查工作; 5、文件记录的策划和修改依据《本安体系文件年度修订》执行,记录的形式可以是表格、卡片、图标、报告,也可以是拷贝的关盘、磁带、软盘、硬盘或胶片等; 6、表格记录使用填写时应确保与生产活动和体系运行同步,不得后补;表单记录的内容不得随意修改,必需修改时,应将该项双杠划去,将正确内容填写于旁边,并在旁边签名、注明修改日期; 7、表单记录填写内容应真实、准确、清晰、填写完整、签字齐全;表格记录应标识名称、日期等内容,便于收集、整理、查找; 8、各部门文件记录保管员应及时收集、汇总本部门所使用的各类记录,保持顺序号或日期、页码的连续,便于查阅; 9、需要向其他部门提供文件记录时,按照《本安体系文件年度修订》要求,经审核批准后方可提供其复印件,不得提供原件;外来人员查阅记录,需经记录保管部门负责人核实后查阅; 10、内部人员查阅、借阅、检索索取记录复印件,需经过记录保管负责人同意,可在记录保存处查阅所需记录借阅记录时应做借阅登记并限期归还。任何人员不得索要记录原件; 11、及时接收集团公司下达文件,并做好文件发布、分发以及相关记录工作,建立《现行体系文件总清单》,各使用单位要建立《现行文件登记表》,并及时更新;体系文件由矿综合办负责发布和分发,综合办要保留文件发放、作废文件回收和销毁的记录; 12、各单位对收到的新文件要及时传达到每个员工,要保留传达学习的记录,员工要熟悉文件主要内容。 13、将作废文件复印件从相关部门回收加盖“作废文件”章,对作废的文件复印件填写《作废文件记录》,记录不得随意销毁,过期的记录需经记录负责部门主管核实批准后方能处置;批准销毁的记录,由各部门记录保管人员负责销毁,记录销毁时应有部门其他人员见证,并做《文件销毁申请单》由销毁人签名、见证人签名,部门主管审核确认。若有参考价值的记录需保留时,由记录保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样;记录的销毁可采取粉碎、焚烧等方式处理; 14、各单位应建立《记录清单》,明确各项记录的保存期限和归档日期;所有部门和场所的文件和记录由制定人员保管,存放整齐、分类清楚、标示清晰、便于查找和提供。

企业管理在很大程度上是通过文件化的形式表现出来,体系文件管理是管理体系存在的基础和证据,是规范企业管理活动和全体人员行为,达到管理目标的管理依据。对与公司质量、环境、职业健康安全等体系有关的文件和资料进行控制,确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本对企业经营管理价值重大。

 

H3 BPM体系文件管理解决方案以工作流技术和文档管理技术为基础,按照GB/T 19001 idt ISO 9001标准对文件管理的要求完整实现了文件的起草、会签、审批、发放、签收、变更、评审、作废、传阅、查阅等管理过程以及自动化归档与查询。

 

二、功能介绍

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